Hoe je met plannen je doel kan behalen

Om doelen te bereiken kun je het beste een goede en realistische planning maken. Dat klinkt misschien als veel werk of ingewikkeld, maar dat is het niet. In dit artikel leg ik je uit hoe je dit kan doen.

Inleiding

Heb je veel dingen te doen? Zie je door de bomen het bos niet meer? Krijg je niks of te weinig gedaan? Lig je soms wakker van alles wat je nog moet doen?

Om doelen te bereiken kun je het beste een goede en realistische planning maken. Dat klinkt misschien als veel werk of ingewikkeld, maar dat is het niet. In dit artikel leg ik je uit hoe je dit kan doen.

Gedurende een dag ben je met van alles en nog wat bezig. Hierdoor verlies je vaak de focus op de taken die belangrijk zijn of omdat je steeds afgeleid bent, moet je elke keer opnieuw opstarten met de taak waar je mee bezig was of zou moeten zijn.

Gedurende een (werk)dag krijgen taken vaak prioriteit (of niet) om rekening te houden met de behoefte van anderen of omdat een deadline nadert. Dit kan ook gebeuren in ons priveleven, waarbij we (te) weinig tijd besteden aan activiteiten die we echt belangrijk vinden. Hierdoor zijn we veel energie kwijt aan het druk zijn. Door taken bewust te prioriteren kun je dit veranderen. De taken die je oppakt moeten bijdragen aan het realiseren van je doelen.

Het maakt niet uit hoe groot je “project” is, het maken van een planning kan altijd helpen om je doel te realiseren. Door een planning te maken hoef je dingen niet in je hoofd op te slaan en voorkomt dat je blijft piekeren of dingen vergeet. Het geeft je dus meer rust in je hoofd. Door de dingen die je allemaal moet doen in beeld te krijgen, creëer je overzicht. 

Waarom plannen en organiseren?

In het bedrijfsleven is het plannen en organiseren van werkzaamheden een belangrijk onderdeel en de normaalste zaak van de wereld. Zonder planning en organisatie krijg je vrijwel niets voor elkaar. Dit omdat je geen overzicht hebt van de taken die gedaan moeten worden om een bepaald doel te halen. Vooral als je met meerdere mensen aan een doel of project werkt is het een must om een goede planning en organisatie te hebben. Zo weet iedereen wat er van hem of haar verwacht wordt. Weet je wat de status is en wat er nog moet gebeuren om het doel te halen. Een leidinggevende kan op basis van deze informatie zijn/ haar medewerkers aansturen en de klanten op de hoogte stellen van de voortgang en laten weten wanneer het af product is?

In het bedrijfsleven dus een hele normale zaak om te plannen en organiseren, dus waarom gebruiken wij deze technieken niet in ons privéleven? 

Niet iedereen werkt bij een bedrijf of is bekend met deze planningstechnieken. In dit artikel zal ik mijn kennis en ervaring als leidinggevende in een grote organisatie vertalen naar duidelijke stappen die jij kan gebruiken om jouw doelen (je droomleven) te realiseren.

Wat is plannen en organiseren?

Plannen en organiseren is het voorbereiden van activiteiten en het opzetten van een plan waarbij een bepaalde structuur wordt aangebracht. Hiervoor zal je de doelen moeten bepalen, prioriteiten moeten stellen, taken moeten beschrijven en eventueel een datum en middelen moeten koppelen aan de taken.

Waarom is plannen en organiseren belangrijk?

Gedurende een dag ben je met van alles en nog wat bezig. Even een wasje doen, even op social media kijken, naar je werk gaan, en noem zo maar op. Je laat je meeslepen in de waan van de dag. Maar als je dan aan het einde van de dag terugkijkt, heb je dan je taken opgepakt die je in je hoofd had? Heb je tijd besteedt aan het behalen van je doelen? In veel gevallen is het antwoord nee, of had je toch meer voortgang willen boeken.

5 redenen waarom plannen en organiseren belangrijk is:

1. Plannen en organiseren laat je vooruitkijken op wat komen gaat en voorkomt dat je je taak uitstelt.
2. Het geeft je een overzicht. Het opschrijven van alle taken laat zien wat je allemaal moet doen om je doel te halen.
3. Hierdoor kun je sneller en beter keuzes maken. Wat heeft de hoogste prioriteit en waar moet je dus als eerst mee aan de slag.
4. Dit zorgt ervoor dat je tijd en energie bespaart, en minder fouten maakt.
5. Zo ga je op een gestructureerde manier aan de slag, dit voorkomt een hoop stress en levert beter en sneller resultaten op.

If the plan doesn’t work, change the plan, but never the goal

Waarom vinden we plannen en organiseren moeilijk?

Je hebt het nog nooit eerder een planning gemaakt

Het kan zijn dat je nog nooit of niet zo vaak een planning hebt gemaakt. Dan kan ik mij best voorstellen dat het lastig is om hiermee te beginnen. Als je eenmaal weet hoe je moet plannen en organiseren, zul je merken dat het allemaal heel erg meevalt. En heb je eenmaal een planning gemaakt, dan hoef je dit alleen nog bij te houden. Je zult merken dat je het leuk gaat vinden om te plannen en nog leuker om je taken op afgehandeld te zetten!

We denken dat het veel tijd kost

Uiteraard kost het maken van een planning tijd. En voor een eerste keer zul je hier wat langer mee bezig zijn. Maar als je eenmaal een planning hebt gemaakt, dan geeft het je zoveel rust in je hoofd. Nu kun je werkelijk je focus houden op die taak die bovenaan je lijstje staat. De rest van de taken kun je uit je hoofd zetten, die komen later aan bod. Door het maken van een planning win je dus weer tijd, omdat je veel efficiënter aan het werk gaat. En je laat je niet afleiden door alle taken die je in je hoofd hebt.

We vinden het confronterend (we willen het niet onder ogen zien)

Voor sommige mensen kan het uitwerken van een planning lastig zijn. Door alles uit te werken in een planning, zie je daadwerkelijk wat er allemaal moet gebeuren om een resultaat te behalen. Als je geen planning maakt, en het allemaal een beetje vaag blijft wat je allemaal moet doen, dan is het er niet. Als het er niet is, ga je er niet mee aan de slag. Eigenlijk kom je dan in een vicieuze cirkel en krijg je uiteindelijk niets voor elkaar. Beter is het om onder ogen te zien wat je allemaal (nog) moet doen om je doel te halen. 

We denken dat we het niet nodig hebben

Er zijn mensen die denken dat het maken van een planning niet nodig is. “Ik onthoud het wel, ik heb alles in mijn hoofd zitten”, krijg je dan als antwoord. Toch blijkt in de praktijk dat zij het in hoofdlijnen wel in het hoofd hebben, maar toch dingen vergeten. Of omdat ze er niet voldoende over nagedacht hebben, of echt vergeten zijn. Het maken van een planning laat je nadenken over je taken.

Dream, Plan, Do

4 meest gemaakte fouten bij het maken van een planning

Voordat je aan de slag gaat met het maken van een planning lees dan nog even onderstaande meest gemaakte fouten door. Hiermee voorkom je dat je een planning maakt waar je uiteindelijk mee vast loopt. Dus leer van de gemaakte fouten van anderen.

De planning is niet compleet

Als je de planning maakt op basis van je doel of project en hierbij geen rekening houdt met bijvoorbeeld je overige dagelijkse werkzaamheden (huishouden), of andere persoonlijke activiteiten of afspraken, dan loop je uiteindelijk vast in je planning en kom je in tijdnood.

De planning is niet flexibel

Een planning die zo volgepropt is geeft weinig ruimte voor flexibiliteit. Plan je activiteiten niet te krap in, maar houd ook ruimte voor uitloop van een activiteit. Dit voorkomt dat je in de stress raakt en je hele planning in de soep loopt. Had je vandaag in de planning om een taak uit te voeren, maar krijg je onverwachts visite of er komt wat anders tussendoor, dan heb je hier de ruimte en mogelijkheid voor zonder dat de einddatum in gedrang komt.

De planning is niet realistisch

Door te veel of te grote activiteiten te plannen in bijvoorbeeld één week, weet je eigenlijk al dat dit niet haalbaar is. Probeer dus niet alles in een te korte periode te plannen.

De planning is te ingewikkeld

Door gebruik te maken van verschillende plannings middelen, zoals programma’s, apps, kladblok, post-its, raak je het overzicht kwijt. Maak je planning door gebruik te maken van één methode of systeem. Je hebt dan je complete planning op één locatie.

Klinkt dit nog te moeilijk of ingewikkeld? Weet je niet hoe je dit moet doen of waar te beginnen? Lees dan snel verder. Ik leg je per stap uit wat je kan doen.

There are dreamers and planners,
the planners make their dream come true

Planning methode Kanban

Om een planning te maken zijn er vele systemen die je kunt gebruiken en waar je jouw activiteiten in vast kunt leggen. Uiteraard ben je helemaal vrij om je planning te maken in een systeem naar keuze. 

Graag leg ik hieronder een makkelijke manier uit om te plannen. We gaan gebruik maken van de Kanban methode. 

Wat is Kanban?

Kanban komt van het Japanse kan, is ‘visueel’ en ban, wat ‘kaart of bord’ betekent. Dit is een manier om op de meest logische wijze een signaal af te geven als er iets moet gebeuren.

Kanban is bedacht aan de lopende band bij Toyota in de jaren 50. Na de tweede wereldoorlog was er een tekort aan onderdelen en waren zij genoodzaakt om de productie laag te houden. Er werd een methode bedacht om met de weinige middelen een zo efficiënt mogelijk proces in te richten. 

Later werd deze methode ook in andere bedrijven gebruikt en wordt dit tegenwoordig ingezet als populaire managementtool. 

Het Kanban systeem is in principe een visualisatie van het werk dat er gedaan moet worden.

Een Kanban bord laat je in één oogopslag zien wat er af is, waar er op dit moment aan gewerkt wordt en wat er nog moet gebeuren de komende tijd. Dit zorgt voor grip en overzicht.

Dat is niet onbelangrijk. Onderzoek wijst uit dat wij mensen afbeeldingen zo’n 60.000 keer sneller verwerken dan tekst.

De Kanban methode gaan wij ook gebruiken voor het visualiseren van alle activiteiten die moeten gebeuren om ons droomleven waar te maken.

In 4 stappen krijg jij je dingen gedaan

Stap 1 Schrijf alles wat je moet doen op

Maak een lijst van alles wat je moet doen. Schrijf alle activiteiten die je moet doen om je doel (ofwel je droomleven) te bereiken op. Als je dit op een duurzame manier wilt doen, gebruik je hiervoor de Bambook uitwisbaar Notitieboek. Heel handig, want je kunt het weer uitwissen en opnieuw beginnen.

Daarnaast schrijf je ook alle overige activiteiten op, of je nu naar de tandarts moet, boodschappen moet doen, een verslag moet maken voor school of werk. Het maakt niet uit. Alle taken schrijf je op, het maakt niet uit of dit nu voor je privéleven is of voor je werk. 

Eventueel kun je ook 2 lijstjes maken, één voor het realiseren van je droomleven en één met al je andere activiteiten. Dit houdt het wat overzichtelijker.

De taken waar echt een datum aan gekoppeld is, bijvoorbeeld een (tand)arts afspraak op een bepaalde datum, de einddatum voor je verslag, etc. schrijf je achter je activiteit.

Stap 2 Maak je Kanban bord

Maak een bord waar je ten minste 3 kolommen op maakt. De koppen van deze kolommen zijn: ‘Te doen’, ‘mee bezig’ en ‘gereed’. Om zo’n bord te maken kun je gebruik maken van een prikbord, whiteboard of groot stuk papier. Als je gebruik maakt van de beschrijfbare magneetstrips kun je ook je koelkast gebruiken.

Stap 3 Plak je taken op het bord

Als je een hele lange lijst van activiteiten hebt (uit stap 1), dan is het niet handig om alle taken ook gelijk op je bord te plakken. Kijk dan welke taken je de komende termijn (bijvoorbeeld de komende week of maand) op moet en/ of wilt pakken. De taken die het belangrijkst zijn.

In je lijst staan wellicht wel activiteiten met een einddatum, als deze op korte termijn op moet pakken dan plak je deze in de kolom ‘te doen’. Gebruik hiervoor van die plaknotities (post-its), schrijf je taak hierop en plak hem in de juiste kolom.

Je kunt ook gebruik maken van de uitwisbare magneetstips, deze kun je schoonmaken en weer opnieuw gebruiken.

Wil je onderscheid maken in je project (droomleven) en overige activiteiten, dan kun je bijvoorbeeld 2 rijen maken (één voor je project en één voor je overige taken) of gebruik maken van 2 verschillende kleuren post-its.

De activiteiten waar je (al) mee bezig bent plak je in de kolom ‘mee bezig’. 

Stap 4 Besteed dagelijks aan je planning

Om focus en dus voortgang te houden op het behalen van je doel, besteed je elke dag een moment om even door je Kanban bord te lopen. Verplaats activiteiten naar de juiste kolom. Heb je bijvoorbeeld een activiteit afgehandeld, dan kan hij naar de kolom ‘gereed’. 

Heb je onvoldoende gedaan, vraag jezelf af hoe dat kan en wat je de volgende dag anders kan gaan doen.

Het kan zijn dat er een nieuwe taak voortkomt uit een taak waar je mee bezig bent, om waar je in eerste instantie niet aan hebt gedacht. Schrijf deze taak dan op je activiteitenlijst, beoordeel deze taak en bepaal de prioriteit. Is deze taak voor een later moment, kun je hem laten staan op je lijst. Heeft hij wel een hoge prioriteit bepaal dan of hij al op je Kanban bord moet.

Succes!

Nu staat niets je meer in de weg om je dromen waar te maken! Dus waar wacht je nog op!

Wil je weten hoe je jouw droomleven creëert? Lees dan het artikel Hoe creëer jij jouw droomleven?